Warenwirtschaft / ERP mit Shopware

25.01.2019 / Welches System ist das richtige für mich?
Warenwirtschaft Shopware

Für den wirtschaftlichen Erfolg eines Online-Shops und für ein planbares Wachstum benötigt man heutzutage zwangsläufig ein Warenwirtschafts- bzw. ERP-System. In diesem Beitrag erklären wir, warum der Einsatz eines solchen Systems sinnvoll ist, wie es funktioniert und welche Vorteile es bietet. In Bezug auf Shopware nennen wir wichtige Faktoren und Lösungen, um ein geeignetes Warenwirtschafts- bzw. ERP-System zu finden.

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Bitte bedenken Sie: Die pauschal beste Warenwirtschaft für Shopware gibt es nicht, da die Auswahl der richtigen WaWi Ihre Geschäftsprozesse und Ziele berücksichtigen muss. Dennoch teilen wir Ihnen hier mit, welche Warenwirtschaft für Shopware sich für unsere Kunden oft als die beste herausgestellt hat bzw. welche insbesondere bei kleinen und mittelständischen Onlinehändlern sehr beliebt ist

Warum eine Warenwirtschaft / ein ERP-System für Shopware?

Schon in der kostenlosen Community-Edition (CE) bietet Shopware ausreichende Funktionen, um einen Online-Shop erfolgreich betreiben zu können.

Mit wachsendem Bestellaufkommen werden die manuellen Prozesse zur Bestellbearbeitung und Artikelpflege nicht nur immer aufwändiger und unwirtschaftlicher, sondern stellen auch eine große Fehlerquelle dar.

Für den ernsthaften Betrieb eines erfolgreichen Online-Shops ist die Nutzung eines Warenwirtschafts- bzw. ERP-Systems daher unerlässlich.

Ein solches System übernimmt dabei wichtige Funktionen im Geschäftsbetrieb und automatisiert Prozesse in der Wertschöpfungskette.

Die Wahl des richtigen Systems oder die Anbindung vorhandener Systeme sollte auf jeden Fall gut überlegt und geplant werden, um hohe Projektkosten oder wirtschaftliche Misserfolge zu vermeiden.

Was ist eine Warenwirtschaft / ein ERP-System?

Die grundlegenden Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems sind es, Einkauf, Verkauf, Lager/Artikelstamm sowie dazugehörige Daten digital zu verwalten und zu steuern.

Viele Prozesse in und zwischen den verschiedenen Bereichen laufen dabei teil- oder sogar vollautomatisiert ab und unterstützen so einen effektiven und fehlerfreien Betrieb.

Systeme, welche über den Funktionsumfang einer Warenwirtschaft heraus gehen, also weitere Geschäftsbereiche eines Unternehmens abdecken, werden als „ERP-System“ („Enterprise-Resource-Planning“) bezeichnet.

Je nach Branche und Bedarf kann ein ERP-System z.B. die Bereiche Finanzwesen, Controlling, Produktion, Ressourcenplanung, Service und Logistik vollintegriert abbilden.

Welche Aufgaben übernimmt ein solches System?

Besonders für den Betrieb eines erfolgreichen Online-Shops ist es wichtig, dass Ware schnell, zuverlässig, vollständig und wirtschaftlich vertrieben werden kann. Dazu greifen die Prozesse für Lager/Artikelverwaltung, Einkauf und Verkauf in einem Warenwirtschaftssystem ineinander.

Lager/Artikelverwaltung

Die Warenwirtschaft hält Informationen, welche Artikel in welchen Stückzahlen vorhanden sind. Durch die digitale Lagerverwaltung („Warehouse Management System“, kurz „WMS“) weiß das System exakt, welche Mengen an welchem Lagerplatz liegen. Eine „chaotische Lagerhaltung“ bietet hier die Möglichkeit, identische Artikel an verschiedenen Orten einzulagern, um z.B. Logistikprozesse zu optimieren und Lagerplatz effizienter zu nutzen.

Die digitale Bestandsführung legt zudem den Grundstein für eine „kontinuierliche Inventur“, da alle Warenein- und ausgänge permanent erfasst werden.

Verkauf

Ohne Verkauf kein Geschäft! Die Warenwirtschaft unterstützt hier mit vielen Prozessen, indem z.B. Angebote oder Rechnungen digital erstellt und verschickt werden können. Die Konditionen (Artikelpreise, Zahlungsmöglichkeiten etc.) lassen sich hier kundenindividuell festlegen.

Verkaufte Ware wird automatisch im Lager „reserviert“, damit doppelte Verkäufe vermieden werden.

Einkauf

Im Zusammenspiel mit dem Lager und dem Verkauf steuert der Einkaufs-Bereich einer Warenwirtschaft die bedarfsorientierte Beschaffung im Unternehmen.

Das System hält nicht nur Informationen über die Lieferanten und jeweiligen Einkaufspreise, sondern kann anhand von Verkäufen oder Mindest- bzw. Sollbeständen automatische Bestellvorschläge erstellen. So behält man auch bei sehr vielen Artikeln und Verkäufen eine Kontrolle über den tatsächlichen Bedarf und lagert nicht unnötig viel oder zu wenig Ware ein.

Logistik/Distribution

Besonders im Online-Handel kommt es häufig vor, dass sehr viele kleinteilige Bestellungen platziert werden. Damit diese auch mit mehreren Personen auf großen Lagerflächen kommissioniert werden können assistiert und koordiniert das System diese Prozesse. Hierzu werden z.B. erforderliche Versanddokumente wie Lieferscheine oder Versandetiketten automatisch erstellt und die Kommissionierung wegoptimiert ausgegeben. Moderne Systeme bieten hier ein papierloses Arbeiten mittels mobiler Geräte und barcodegestützter Erfassung.

Finanzwesen

Auch wenn im Online-Handel digitale Zahlungen mittels PayPal, SOFORT-Überweisung, Kreditkarte & Co. sehr verbreitet sind, werden viele Bestellung auch heute noch klassisch via Vorkasse oder Rechnungskauf aufgegeben. Besonders hier ist es erforderlich, dass Zahlungseingänge exakt erfasst werden, damit Ware nicht unbezahlt ausgeliefert wird oder Rechnungen nicht beglichen werden.

Leistungsfähige Systeme unterstützen hier, indem z.B. Buchungen auf dem Bankkonto automatisch ausgelesen und zugewiesen oder überfällige Rechnungen angemahnt werden.

Weitere Bereiche

Die obigen Erklärungen sind nur ein kleines Beispiel für wichtige Prozesse. Viele Systeme, welche für den Online-Handel bzw. E-Commerce ausgelegt sind bilden einen deutlich erweiterten Funktionsumfang ab, um möglichst viele Schritte in der Wertschöpfungskette automatisiert und effektiv durchzuführen.

Die Basis für Multichannel

In der heutigen Zeit sind große Marktplätze wie Amazon oder ebay neben den vielen einzelnen Shops im Internet ein zentraler Punkt für den Vertrieb diverser Waren. Die Bekanntheit und die vielen Nutzer bieten gute Potentiale, um das eigene Geschäft weiter auszubauen.

Sowohl die Marktplätze, wie auch die Kunden stellen besondere und strenge Anforderungen in den Punkten Wareverfügbarkeit, Lieferzeit und Service.

Erst mit einem geeigneten Warenwirtschafts- bzw. ERP-System hat man durch effektive Prozesse und exakte Bestandsdaten überhaupt die Möglichkeit, diese Anforderungen langfristig und zuverlässig zu erfüllen. Unzuverlässige Abläufe verärgern nämlich nicht nur Kunden, sondern können auch zum dauerhaften Ausschluss vom Marktplatz führen.

Welche Systeme gibt es für Shopware?

Der Markt an ERP-Systemen ist sehr vielfältig und liefert bereits viele Möglichkeiten einer Shopware-Anbindung.

Bekannte Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme sind z.B.:

  • Microsoft Dynamics NAV (ehemals Navision)
  • Microsoft Dynamics AX (ehemals Axapta)
  • SAP Business One
  • SAGE
  • JTL
  • Xentral (ehemals WaWision)
  • HS / Hamburger Software
  • PICKWARE
  • IBM System i (ehemals AS/400)
  • VARIO
  • Lexware
  • orgaMAX

Eine Besonderheit stellt hier PICKWARE dar. PICKWARE ist kein eigenständiges System, welches über eine Schnittstelle mit dem Shop kommuniziert, sondern eine vollständig in Shopware integrierte Lösung. In unserem Vergleich PICKWARE vs. JTL haben wir einige Unterschiede sowie Vor- und Nachteile der bekannten Systeme gegenübergestellt.

Welches System ist das richtige für mich?

Häufig tritt die Frage auf, welche Lösung denn „das beste System für Shopware“ darstellt.

So einfach wie diese Frage ist aber auch die Antwort: Das „beste“ System gibt es so pauschal nicht. Vielmehr spielen diverse Faktoren wie die Branche, Größe, Vertriebsstrategie und Prozesse eines Unternehmens eine wichtige Grundlage zur Wahl und zum Aufbau der IT-Lösung.

Weiterhin muss berücksichtigt werden, dass das System gesetzeskonform arbeitet und mittels regelmäßiger Updates sowie einem guten Support durch den Hersteller sicher und zuverlässig betrieben werden kann.

Ebenfalls ist es sinnvoll ein System einzusetzen, welches z.B. durch Plugins oder eine Programmierung individuell angepasst werden kann, um bei besonderen Anforderungen eine langfristige und konkurrenzfähige digitale Infrastruktur aufbauen zu können.

Die beste Warenwirtschaft im Verbund mit Shopware für kleine und mittlere Händler?

Für kleine und mittelständische Unternehmen ist PICKWARE eine sehr beliebte Wahl für Shopware, da das System die notwendigen Prozesse und Bereiche für den Betrieb eines Online-Shops umfassend und zuverlässig abbildet. Durch die Anbindungsmöglichkeit an diverse Versanddienstleister und die modernen Lösungen für barcodegestützte Lagerverwaltung und Kommissionierung können langwierige manuelle Prozesse sehr schnell automatisiert werden.

Mittelständische und große Unternehmen, welche z.B. einen ausgebauten B2B-Handel oder eine eigene Produktion haben setzen häufig bekannte ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX oder SAGE ein. Diese Systeme sind meist individuell auf den Bedarf des Unternehmens angepasst und durch branchenspezifische Erweiterungen ergänzt.

Eigenes ERP-System an Shopware anbinden

Häufig kommt es vor, dass Shopware an ein bestehendes ERP-System angebunden werden soll, um einen Online-Shop als weiteren Vertriebskanal für B2B oder B2C nutzen zu können.

Shopware bietet mit einer integrierten Schnittstelle (Shopware API) eine universelle Möglichkeit zur Datenübermittlung von beliebigen Systemen.

Je nach ERP-System gibt es bereits Software, welche eine teilweise oder vollständige Anbindung an Shopware ermöglicht. In der Regel ist es aber immer notwendig, individuelle Programmierungen vorzunehmen, um Shopware vollständig und zuverlässig in die Unternehmens-IT einzubinden.

Fazit

Der Markt an angebotenen Systemen ist ebenso groß wie die Menge der Faktoren, die man bei der Entscheidungsfindung einer geeigneten Lösung berücksichtigen sollte.

Für mittelständische oder große Unternehmen, welche bereits ein ERP-System einsetzen, sollte die saubere Integration des Online-Shops in die bestehende IT-Landschaft die erste Wahl darstellen.

Kleine und mittelständische Unternehmen mit Fokus auf den Online-Handel sind häufig mit PICKWARE, der vollintegrierten Shopware ERP-Lösung sehr gut beraten.

PICKWARE eignet sich hier nicht nur sehr gut als Einstieg in die digitale Warenwirtschaft, sondern stellt auch eine gute Alternative zu JTL (mehr dazu in unserem Artikel JTL vs. Pickware) oder anderen Systemen für Shopware dar.

Noch Fragen rund um die beste Warenwirtschaft für Shopware?

Tim Schirrmacher

Die Auswahl des richtigen Systems ist entscheidend für Ihren Erfolg. Egal ob Einführung, Umstellung oder Integration einer ERP-Lösung: Gerne beraten wir Sie in einem ersten, unverbindlichen Gespräch.